De vijf stappen naar virtueel samenwerken

Nu de wereld merkt dat we niet zo vaak op kantoor hoeven te zijn om het bedrijf draaiende te houden is er een grote kans dat we straks vaker thuis gaan werken. Zakelijk gezien zijn remote teams het nieuwe normaal geworden. De infrastructuur van organisaties is nu ingericht op deze situatie. Virtueel samenwerken brengt echter ook uitdagingen met zich mee. De hele dag staren naar een scherm, internetproblemen, minder gezette werktijden en afleiding vanuit huis kunnen zorgen voor frustraties en vermoeiing. Sociaal contact en de energie van een werkplaats zijn weinig onderdeel van de standaard werkdag. Deze onderdelen maken het virtueel samenwerken lastiger.

Dus hoe kan je virtueel samenwerken goed inrichten zodat iedereen voldoende energie overhoudt en je alsnog met een goed gevoel op de week kunt terugkijken? Wij hebben vijf stappen geïdentificeerd om dit goed in te richten.

Stap 1: Bouw aan een virtuele cultuur

Een virtuele cultuur is niet een volledig nieuwe cultuur. De grootste valkuil van virtueel samenwerken is dat iedereen een eilandje wordt. Door dit te erkennen kun je als organisatie zorgen dat je wel verbonden blijft. Door de spreekwoordelijke eilanden te benoemen en bruggen te bouwen tussen de verschillende eilanden thuis wordt je weer één geheel.

TIP: Allereerst gaat het erom dat je in virtueel samenwerken goed bespreekt welke normen en waarden gelden. Wat is er verandert en hoe gaan we daar als organisatie mee om. Daarnaast is het belangrijk om te bedenken welke aspecten uit de bestaande organisatiecultuur passen in de virtuele cultuur. Dat zorgt ervoor dat iedereen zich verbonden blijft voelen. Het begint dus met een goed beeld van de interne cultuur, waarna er acties kunnen worden ondernomen om deze cultuur te onderhouden.

Zo kan je als verantwoordelijke voor een team iedere week met een ander team of persoon virtueel lunchen. Jij besteld het eten en je gaat samen lunchen. Daarin bespreek je hoe het met de persoon gaat en je stelt vragen over de cultuur van de organisatie.

Stap 2: Communicatie is cruciaal

Virtueel samenwerken staat of valt met de juiste communicatie. De gesprekken die normaal bij het koffieapparaat, aan de lunchtafel of tijdens een wandeling worden besproken, hebben een zeer positieve impact op een organisatie. De wandelgangen zijn nu plotseling klein. Juist daar worden de eerste emoties besproken en wordt gewerkt aan oplossingen voor toekomstscenario’s die anders niet boven tafel kwamen. Doordat je plotseling thuis werkt mis je deze momenten en ben je als organisatie potentieel minder wendbaar.

TIP: Het is extra belangrijk om genoeg met elkaar te communiceren. Bedenk manieren waarop je het lunch- of koffieapparaat-gevoel kunt simuleren. Geef ook voldoende updates over de organisatie zodat iedereen op de hoogte is van het laatste nieuws. Nieuws bereikt alleen iedereen als je iedereen benadert. Wij zien voorbeelden van bedrijven die een eigen radiostations opzetten, organisatie brede daily huddles organiseren of interne webinars creëren. Hierdoor is informatie breed beschikbaar.

Een van onze klanten heeft een relatief kleine organisatie met kantoren in verschillende werelddelen. Voor hen is digitaal samenwerken een gegeven. Zij zorgen voor standaard ritmes om zowel zakelijk als privé dicht bij elkaar te blijven. Afstand tot elkaar maakt ritme in communicatie echt cruciaal.

Stap 3: Bewaak de energie

De hele dag thuis werken kan energie zuigen van mensen. Of je nu alleen bent de hele dag, of juist moet multitasken tussen familie en werk, het vreet energie. Het bewaken van de energie en mensen in staat stellen dit goed voor zichzelf te managen staat voorop in succesvol virtueel samenwerken.

TIP: Bewaak de energie van mensen en daag ze uit om zelf de energie op te zoeken. Stel leertijden in waarop iedereen iets doet om te leren. Richt schermloos werkmomenten in waardoor iemand even niet achter een scherm zit. Ga samen een sport of yoga beoefenen. Zet week uitdagingen in zodat iedereen bezig blijft met hun eigen energie en niet vastlopen in de afstand. Boven alles, blijf samen plezier beleven.

Een van onze klanten heeft specifieke momenten opgezet waar het bedrijf samen werkt. Iedereen stapt in de virtuele meeting ruimte en gaat aan het werk. De mensen voelen zich verbonden en het is nog gezellig ook.

Stap 4: Geef ruimte voor afleiding

Mensen kunnen zich schuldig voelen als ze niet de volle 100% aandacht aan werk kunnen geven. Daardoor worden werkdagen langer en zwaarder. Deadlines staan mogelijk onder meer druk dan normaal en er ontstaat het idee dat mensen niet genoeg waarde toevoegen. Mensen voelen te weinig ruimte voor zichzelf.

TIP: Soms werkt het goed om dit bespreekbaar te maken. Mensen herkennen de spagaat waar ze in zitten zodra ze een spiegel worden voor gehouden. Het kan ook goed werken om dit in elke vergadering te bespreken en aan te geven wat je zelf meemaakt en hoe je hier zelf mee omgaat. Daardoor mag de afleiding van thuis er zijn of werkt het juist in het voordeel van mensen. Verder is het ook goed om hier duidelijke afspraken over te maken die verbonden zijn aan het thuisfront. Help mensen keuzes maken.

Een van onze klanten heeft een tijdelijke 30-urige werkweek ingesteld om mensen meer ruimte te geven. Die ruimte maakt het makkelijker voor mensen om echt gefocust aan het werk te zijn.

Stap 5: Reflecteer op virtueel samenwerken

Het is onvermijdelijk dat een organisatie in deze omschakeling naar digitaal samenwerken uitdagingen tegen komt. Deze uitdagingen zijn inherent aan de compleet nieuwe situatie. Het werken op afstand en de nieuwigheid kan mensen ongemakkelijk maken. Dan is het extra belangrijk om te weten wat werkt en wat niet.

TIPS: Reflecteer op het virtueel samenwerken. Door regelmatig te praten over hoe het gaat, help je mensen om te reflecteren op hun eigen plek in het geheel. Bespreek tijdens deze reflectie momenten wat goed werkt (en dus meer van wilt) en wat niet goed werkt (en dus samen gaat veranderen).

Een van onze klanten gebruikt deze tijd om meer één op één gesprekken met collega’s te voeren. Zij investeren tijd in de persoon en reflecteren in gesprekken op het virtueel samenwerken.

De verandering naar virtueel samenwerken is een aanpassing wat vraagt om aandacht. Aandacht voor het ontwikkelen van een eigen unieke werkwijze waar iedereen dezelfde energie van krijgt zoals op kantoor. Thuiswerken hoeft geen frustratie en irritatie op te leveren. Het kan juist zorgen voor een goed gevoel waardoor mensen zich nog meer verbonden voelen aan het bedrijf. De organisatie krijgt hierdoor een nieuwe energie boost.